Macam-macam alat penyimpan arsip

Macam-Macam Alat Penyimpanan Arsip Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Peralatan penyimpanana manual terdiri dari: 1. Spindle file. Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya. 2. Filing cabinet. Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung 25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag relatif sempit. 3. Open-self file Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah deratan bertingkat antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertical. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan ketas. 4. Lateral files Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemeindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam. 5. Unit box lateral file Box ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka. 6. Lemari Cardex Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran (12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm) yang digunakan untuk mencatat tagihan dan rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari dengan laci yang tinggi tertentu dan kadang –kadang disekat untuk menyimpan dua baris kartu per laci, sehingga pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang terekam dalam kartu dan biasanya disebut kardex. 7. Microrecord file Merupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yagn daapt memuat mikrofile, kartu legam (aperture card), mikrofilm. Biasanya satu lemari terdiri atas 4 sampai 11 laci dan terbuat dari berbagai bahan plastik sampai logam. Berbagai jenis media yang digunakan organisasi membutuhkan peraltan yang dapat menyimpannya. Salah satu diantaranya ialah center hooh file, yang memungkinkan berbagai jenis media tergantung pada tiang yang sama dengan gantunga lemari. Cetakan komputer, mikrofis, disket, pita magnetis, surat dan kertas ukuran legal, serta media audio-visual tergantung pada tiang penggantung. Media ini dapat dipasang pada unit rak atau tembok di atas komputer sehingga memudahkan akses dan pamanfaatan ruangan yang efisien. 8. Compact Rolling Shelving Adalah lemari untuk menyimpan file/dokumen yang diletakkan berjajar dan dapat bergerak di atas rel secara manual maupun mekanis, sehingga tejadi efisiensi pemakaian ruang penyimanan arsip. Arsip lebih mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko kehilangan. Kantor terlihat lebih rapid an bersih. Sangat cocok untuk arsip dalam jumlah banyak. 9. Rotary Filing Cabinet Merupakan cabinet untuk penyimpanan arsip menggunakan Sistem Carousel. Yakni, arsip-arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung memutari suatu piringan (tier). Piringan dapat berputar ke dua arah. 10. Map Rotary Adalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan file pada Rotary Filing Cabinet 11. Tray cabinet atau credensa Adalah cabinet yang berupa laci-laci yang dilengkapi dengan index dan label index, dibuat untuk penyimpanan dan transit arsip-arsip aktif untuk memudahkan pencarian dan meningkatkan tertib administrasi. 12. Forlder (map) Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan. Guide (petunjuk dan pemisah) Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran: Panjang 33 – 35 Cm Tinggi 23 – 24 Cm Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).